Zawarcie umowy z firmą prowadzącą wirtualne biuro
Rozpoczęcie współpracy z firmą prowadzącą wirtualne biuro opiera się na podpisanej umowie. W takiej umowie zawarte będą warunki wzajemnej współpracy i dokładnie wypunktowane obowiązki pracowników wirtualnego biura. Będą oni odpowiadali za jakość funkcjonowania wirtualnego biura, a od zadowolenia ich klienta zależeć będzie czy umowa na mocy której działa wirtualne biuro będzie przedłużana. Po okresie dobrej i zadowalającej współpracy będzie można podpisać najkorzystniejszą dla obu stron umowę na czas nieokreślony. Klienci będą mieli także możliwość poprosić o rozszerzenie obowiązków wirtualnego biura, a dzięki temu ich codzienna praca będzie jeszcze lepiej zorganizowana. Posiadanie zadowolonych klientów pozwala także wirtualnym biurom na rozszerzanie swojej działalności.
Wystawianie dokumentów potrzebnych do robienia wypłat przez wirtualne biuro
Wirtualne biuro oprócz tego, że zajmuje się obsługą różnych połączeń firmowych oraz adresu emailowego swojego klienta, może także zająć się prowadzeniem firmowej księgowości. Wówczas do zadań pracowników wirtualnego biura będzie należało wystawianie dokumentów potrzebnych do wypłacania comiesięcznego wynagrodzenia tym pracownikom firmowym, którzy są zatrudnieni na podstawie umów-zleceń. Dodatkowo pracownicy wirtualnego biura będą prowadzili całą dokumentację przyjmowanych i realizowanych przez firmę zleceń. Pomoże to klientowi w prowadzeniu rozliczeń zarówno ze zleceniodawcami, jak i z Urzędem Skarbowym. Dzięki temu właściciel firmy korzystającej z usług wirtualnego biura będzie posiadał porządek w swojej dokumentacji.
Akcje reklamowe wirtualnych biur
Osoby prowadzące wirtualne biura starają się dotrzeć do swoich potencjalnych klientów, dlatego prowadzą strony internetowe, na których dokładnie opisują zakres swojej działalności i pełnione przez siebie usługi. Starają się także prowadzić całe kampanie reklamowe kierowane do właścicieli różnych firm. W czasie takich kampanii nie tylko polepszają wygląd swoich stron internetowych, ale też wykupują miejsca na reklamy internetowe oraz miejsca na reklamy zamieszczane w głównych częściach miast. Zdarza się także, że zatrudniają ulotkarzy i osoby odpowiedzialne za reklamę telefoniczną. Prowadzą także różne akcje promocyjne. W trakcie takich akcji można wykupywać tańsze pakiety usług i uzupełniać je dodatkowymi usługami.